Sommer, Stress und Urlaubsvertretung
Warum die Urlaubszeit in vielen Teams mehr Stress als Erholung bringt und wie Unternehmen vorbeugen können.
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Mittwochmorgen. Die Kollegin ist seit zwei Tagen auf Urlaub. Das Passwort fehlt, drei Kunden warten auf Rückmeldung und niemand weiß, wer jetzt zuständig ist. Was in vielen Büros wie eine Kleinigkeit beginnt, entwickelt sich häufig zum handfesten Konflikt.
Sommerzeit ist Urlaubszeit und für viele Teams beginnt genau dann der Stress. Während die einen die Füße hochlegen, bleibt bei den anderen die Arbeit liegen. Fehlt eine saubere Übergabe, wird aus der wohlverdienten Auszeit schnell ein Konfliktherd.
Das Muster ist bekannt: Kurz vor dem Abflug wird noch schnell „das Wichtigste” per Zuruf weitergegeben. Passwörter fehlen, offene Projekte sind nicht dokumentiert und niemand weiß so recht, wer jetzt wofür zuständig ist. Die Vertretung stemmt plötzlich die eigene Arbeit und die der abwesenden Person – was dann oft mit Überstunden verbunden ist, die niemand eingeplant hat.
Wenn Überlastung zu Konflikten führt
„Unklare Zuständigkeiten gehören zu den häufigsten Auslösern für Konflikte am Arbeitsplatz“, erklärt Karin Kastner, PMM, Mediatorin und Trainerin an der AFW Academy.
Wer neben den eigenen Aufgaben auch noch die Arbeit einer Kollegin oder eines Kollegen übernehmen muss, gerät schnell unter Druck. Werden Überstunden selbstverständlich erwartet oder bleibt die zusätzliche Leistung unbeachtet, entstehen Frust und das Gefühl, ausgenutzt zu werden.
Gleichzeitig erleben viele Mitarbeitende nach ihrer Rückkehr aus dem Urlaub das Gegenteil: Zurück am Arbeitsplatz erwartet sie ein Berg unerledigter Aufgaben oder ein Chaos, das mühsam aufgearbeitet werden muss. „Oft geht es in solchen Konflikten gar nicht um die eigentliche Aufgabe, sondern um das Gefühl, allein gelassen worden zu sein“, so Kastner. Überlastung mache Menschen zudem dünnhäutiger und kleine Missverständnisse eskalieren dann deutlich schneller.
Fünf Tipps für eine entspannte Urlaubszeit
Die gute Nachricht: Die meisten dieser Konflikte lassen sich mit ein wenig Vorbereitung verhindern, ist Karin Kastner überzeugt. Ihre Empfehlungen:
- Übergabe schriftlich statt zwischen Tür und Angel: Eine kurze Checkliste mit offenen Aufgaben, Deadlines, Ansprechpersonen und Zugängen erspart der Vertretung stundenlanges Suchen.
- Zuständigkeiten klar benennen: Wer entscheidet was? Was darf liegen bleiben, was nicht? Klarheit nimmt Druck auf beiden Seiten.
- Realistisch planen: Eine Person kann nicht zwei Vollzeitjobs erledigen. Führungskräfte sollten Prioritäten setzen, statt zu erwarten, dass „einfach alles” weiterläuft.
- Wertschätzung zeigen: Wer die Vertretung übernimmt, leistet Mehrarbeit. Ein ehrliches Danke wirkt Wunder.
- Rechtzeitig reden: Zeichnet sich Überlastung ab, hilft ein offenes Gespräch, bevor sich Frust aufstaut.
Führung trägt Verantwortung
Eine faire Urlaubsplanung ist keine private Angelegenheit zwischen zwei Mitarbeitenden, sondern Aufgabe der Führung, betont Karin Kastner. Wer im Team klare Regeln für Vertretungen etabliert, schützt nicht nur den Betriebsfrieden, sondern auch die Gesundheit der Belegschaft. Und falls sich ein Konflikt doch einmal festgefahren hat, kann eine externe Mediation helfen, wieder ins Gespräch zu kommen, bevor aus dem Sommerärger ein dauerhafter Graben wird.
Denn erholt zurückzukommen ist schön. Noch schöner ist es, wenn auch die Vertretung entspannt bleibt. Gute Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass Urlaub tatsächlich Erholung bleibt – für jene, die verreisen, und für jene, die das Team in dieser Zeit unterstützen.
Gut zu wissen: Konflikte entstehen oft nicht aus bösem Willen, sondern durch fehlende Kommunikation und unklare Abläufe. Wer lernen möchte, Konflikte professionell zu erkennen, zu klären und nachhaltig zu lösen, findet an der AFW Academy praxisnahe Aus- und Weiterbildungen – vom Crashkurs Konfliktmanagement über Workshops bis zum Diplomlehrgang Mediation.
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